集会组织留意事项

浏览次数:    发布时间: 2019-07-24

  会议组织留意事项_其它_职业教育_教育专区。会议组织留意事项 一、会议筹备 (一) 、会议材料预备留意事项: 1、正在具备前提的前提下将参会人员的材料按每人次预备好,留意区 分参会人员的脚色(如分成会议掌管、参会带领、参会通俗人员) , 材料按

  会议组织留意事项 一、会议筹备 (一) 、会议材料预备留意事项: 1、正在具备前提的前提下将参会人员的材料按每人次预备好,留意区 分参会人员的脚色(如分成会议掌管、参会带领、参会通俗人员) , 材料按照人员脚色别离预备。 2、会议材料较多时,需要按照会议议程将会议材料按次序排放,最 好拆订成册,编好页码,便利参会人员阅读。 3、当参会大家员因脚色分歧需要分歧的材料时,该当按照人员或单 位将材料以文件袋拆好标注材料归属人员或单元,便利参会人员领 取。 4、若需要给参会人员发放留念品或礼物等,该当取会议材料一同准 备好,置于材料文件袋中一并发放给参会人员。 (二) 、会议通知留意事项: 会议通知分为口头通知和书面通知, 此中口头通知只合用于参会人员 较少的非正式会议,书面会议通知需留意以下几点: 1、正式的书面会议通知应包含:简要的会议议程申明、参会人员、 会议时间、会议地址等。 2、书面会议通知应通过正式路子发送给参会人员,如 OA 系统、电 子邮箱、网坐发布等,若有需要可另行德律风通知参会人员。 (三) 、会议议程放置留意事项: 1、正式会议起头时一般需要注释会议全体流程,将会议分为几项内 容,如工做报告请示阶段、会商阶段、工做放置阶段等。会议流程引见需 要拾掇成正式文档做为会议掌管的材料拆订好, 一般环境下没有会议 掌管人的环境下可有会议组织人员引见会议流程。 2、放置会议议程时招考虑到会议时间,尽量将会议时段放置正在一般 工做时段内,如 9:00-11:00 或者 15:00-17:00,若是是跨天的会议 或者占用中晚餐时间的会议需要考虑能否放置餐宿问题。 (四) 、会场安插留意事项: 1、正式会议的会场应提前放置好,并正在书面会议通知中奉告参会人 员。 2、正式会议一般需要放置好参会人员的坐席并预备好参会人员的铭 牌,正在会议起头前排好坐席及铭牌。 3、对于放置好坐席的会场,应将会议材料袋正在会议前摆放正在坐席上。 4、需要用到视频放映或者开视频会议时,要调试好会场的投影仪、 调音台、幕布、麦克风等器械。 5、留意各项会场的要素,例如温度、灯光等,按照现实环境调 整好。 6、会议组织人员应预备好各项会议记实东西,如相机、摄像机、录 音笔等,以便于正在会后做好会议总结工做。 (五) 、现场放置(人员入场时)留意事项: 1、会议起头前正在会场入口处设立欢迎处,预备好签到表,对参会人 员签到。 2、会议材料较少时可正在参会人员签到时分发给参会人员。 二、会议中 (一)会议记实留意事项: 1、放置好专职的会议记实员,对参会人员的讲话进行记实(出格是 会商性质的会议) ,记实内容会后留底。 2、放置专人摄影(摄像、录音) ,会后留底。 (二)会议办事留意事项: 1、放置专人(会议组织人员或物业人员)担任茶水办事。 2、举办大型会议或视频会议时,放置专人担任操做麦克风、调音台、 投影仪、视频设备等。 (三)其他留意事项: 1、参会人员就坐后提示全数参会人员封闭手机或调成静音。 2、会议时间较长时,可恰当放置半途歇息时间。 三、会议后 (一)拾掇会议记实: 1、拾掇好会议中的文字记实和图片、视频、音频记实,进行存案。 2、完成会议总结材料,材料内容应包罗:会议议程各项内容、次要 人员讲话材料、会议会商内容和总结性结论。 3、拾掇完成会议总结材料后报带领审批,将审批通过的材料分发至 各参会人员遵照施行。 3、主要会议竣事后可考虑正在网上发布会议相关旧事。

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